Política de Privacidad

Alcance y propósito

Esta Política aplica a todos los sitios web operados por Hoyos & Baker Consulting LLC ("Hoyos Baker," "nosotros," o "nuestro"), incluyendo hoyosbaker.com y sus subdominios, así como a los servicios de bookkeeping, preparación de impuestos, asesoría, diseño web y AI automation que entregamos a nuestros clientes.

Al usar nuestro sitio o contratar nuestros servicios, aceptas las prácticas descritas aquí. Si no estás de acuerdo, te pedimos discontinuar el uso del sitio y contactarnos antes de compartir información personal.

Quiénes somos

Hoyos & Baker Consulting LLC es una sociedad de responsabilidad limitada organizada bajo las leyes del estado de Illinois (EE.UU.). Somos el responsable del tratamiento (data controller) de la información personal recopilada a través de nuestro sitio y en el curso ordinario de la prestación de servicios profesionales a nuestros clientes.

Información que recopilamos

Las categorías de información personal que podemos recopilar dependen de cómo interactúes con nosotros.

Información que tú proporcionas directamente

• Información de contacto e identidad — nombre, correo electrónico, teléfono, nombre del negocio, rol y tipo de entidad de tu empresa.
• Información del engagement — el servicio sobre el que consultas, tu estado de operación, preferencia de idioma y cualquier detalle que elijas compartir al agendar una llamada, llenar un formulario o escribirnos por chat.
• Libros y registros que compartes con nosotros — recibos, facturas, estados de cuenta bancarios y de tarjeta, declaraciones de impuestos anteriores, avisos del IRS o estatales, documentos de constitución del negocio y materiales similares que necesitamos para entregar los servicios contratados.
• Comunicaciones — correos, mensajes de Slack, mensajes de voz y otras comunicaciones que nos dirijas, incluyendo su contenido y metadata.

Información recopilada automáticamente

• Datos de dispositivo y navegador — dirección IP, ubicación aproximada (derivada de la IP), tipo y versión del navegador, sistema operativo, idioma preferido, URL de referencia y páginas vistas en nuestro sitio.
• Datos de uso — clicks, profundidad de scroll, tiempo en página y señales similares de interacción, recogidos a través de analítica que respeta la privacidad.
• Cookies y tecnologías similares — ver la sección de Cookies más abajo.

Información recopilada de terceros

• Procesamiento de pagos — cuando pagas una factura, nuestro procesador Stripe nos transmite información limitada de la transacción (monto, moneda, marca de la tarjeta usada, últimos cuatro dígitos y timestamp). Los números completos de tarjeta y los CVCs nunca son recibidos ni almacenados en nuestros sistemas.
• Fuentes públicas — para clientes corporativos prospectos, con tu permiso, podemos verificar el estado de constitución y vigencia a través de las bases de datos del Secretary of State del estado correspondiente.

No compramos listas de contactos a data brokers ni enriquecemos perfiles de clientes usando data marketplaces de terceros.

Cómo usamos tu información

Usamos información personal para los siguientes propósitos:

• Para proveer los servicios contratados — preparar declaraciones, reconciliar libros, asesorar sobre planning fiscal, construir o alojar un sitio web, responder a avisos del IRS o estatales y los entregables relacionados.
• Para comunicarnos contigo — responder preguntas, agendar llamadas, enviar cartas de engagement, enviar entregables, enviar facturas y recibos, y dar soporte continuo al cliente.
• Para procesar pagos — a través de Stripe, como se describe en la sección de Procesamiento de pagos.
• Para operar nuestro sitio web — asegurarlo, prevenir fraude y abuso, depurar problemas y mejorar usabilidad y performance.
• Para cumplir con obligaciones legales y profesionales — incluidas las del Internal Revenue Code, la Treasury Department Circular 230, estatutos fiscales estatales, reglas anti-lavado donde apliquen y reglas de retención de registros que gobiernan nuestra profesión.
• Para enviarte nuestro newsletter o updates de servicio — solo si has dado opt-in. Puedes darte de baja en cualquier momento con el link en cualquier correo que te enviemos.

Base legal del procesamiento

Nos apoyamos en las siguientes bases legales para procesar información personal:

• Ejecución de un contrato — para entregar los servicios contratados bajo tu carta de engagement.
• Cumplimiento de una obligación legal — para cumplir con obligaciones de tax preparer y contables bajo leyes federales y estatales, y para retener registros como exige la ley.
• Intereses legítimos — para operar, asegurar y mejorar nuestro sitio y servicios, comunicarnos contigo sobre tu engagement y defender nuestros derechos cuando sea necesario. Cuando nos apoyamos en intereses legítimos, los hemos ponderado contra tus derechos y concluido que el procesamiento no los anula.
• Consentimiento — para suscripciones al newsletter y cualquier otro procesamiento para el cual hayamos pedido tu permiso explícito.

Cómo compartimos la información

Compartimos información personal únicamente en las categorías limitadas siguientes. No compartimos información para publicidad, perfilamiento o beneficio comercial de terceros.

No compartiremos tu información personal con ningún tercero para ningún otro propósito sin tu autorización específica y previa por escrito.

Procesamiento de pagos vía Stripe

Usamos Stripe, Inc. como nuestro procesador de pagos exclusivo para servicios facturados. Cuando nos pagas, Stripe — no Hoyos Baker — recopila los datos de tu tarjeta o cuenta bancaria directamente a través de un formulario seguro embebido en nuestro sitio o alojado por Stripe. Stripe maneja el cifrado, la tokenización, el screening de fraude y el almacenamiento de los instrumentos de pago bajo sus propias prácticas de privacidad y obligaciones PCI-DSS aplicables.

La única información de pago que Hoyos Baker recibe de Stripe es la metadata limitada de transacción listada en la tabla anterior. No almacenamos números completos de tarjeta, CVCs, ni datos de routing bancario en ningún sistema bajo nuestro control. Puedes revisar las prácticas de privacidad de Stripe en stripe.com/privacy.

Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio usa un número reducido de cookies y tecnologías de almacenamiento similares para funcionar correctamente y para entender cómo los visitantes usan el sitio. Las agrupamos como sigue:

• Estrictamente necesarias — requeridas para que el sitio funcione, como recordar tu idioma y asegurar el envío de formularios. Estas no se pueden desactivar desde nuestros ajustes, pero puedes bloquearlas con la configuración del navegador a costa de funcionalidad.
• Rendimiento y analítica — para contar visitas y fuentes de tráfico y poder medir y mejorar el performance del sitio. Usamos analítica que respeta la privacidad y no construye perfiles individuales ni comparte identificadores con redes publicitarias.
• Stripe (al pagar una factura) — Stripe coloca cookies para habilitar la detección de fraude y la operación segura de sus formularios de pago.

Puedes controlar las cookies desde la configuración del navegador, incluyendo bloquearlas, borrarlas o limitarlas. La mayoría de navegadores también ofrecen una señal "Do Not Track" — honramos señales de Global Privacy Control (GPC) donde lo requiere la ley.

Retención de datos

Retenemos información personal el tiempo necesario para prestar los servicios contratados y cumplir con nuestras obligaciones legales, contables y profesionales. Concretamente:

• Archivos de engagement (declaraciones, libros, working papers, correspondencia) — se retienen por al menos siete (7) años desde el cierre del año fiscal relevante, el estándar para las reglas de retención del IRS y estatales aplicables a tax preparers.
• Registros de facturación y pago — se retienen por al menos siete (7) años por motivos contables, de auditoría y fiscales.
• Registros de marketing y newsletter — se retienen solo mientras estés suscrito, más una lista corta de supresión para honrar requests de baja.
• Analítica del sitio — se retiene en forma agregada; los identificadores de sesión individuales se mantienen no más de 14 meses.

Cuando la información ya no es necesaria, la eliminamos o anonimizamos de forma segura.

Seguridad de la información

Tratamos los libros y registros fiscales de nuestros clientes con la misma discreción con la que un médico trata una historia clínica. Protegemos la información que conservamos mediante salvaguardas administrativas, técnicas y físicas apropiadas a su sensibilidad, incluyendo cifrado en tránsito y en reposo para registros sensibles, controles de acceso basados en principio de menor privilegio, autenticación multifactor para sistemas del staff, revisiones de riesgo de cada software provider y un procedimiento escrito de respuesta a incidentes.

Ningún sistema es perfectamente seguro. Si tenemos conocimiento de un incidente de seguridad que afecte tu información personal, te lo notificaremos a ti y a las autoridades correspondientes como exige la ley aplicable, tan rápido como una investigación responsable lo permita.

Tus derechos y opciones

Sujeto a la ley aplicable y a nuestras obligaciones legales y profesionales de retención de registros, puedes ejercer cualquiera de los siguientes derechos:

• Acceso — solicitar una copia de la información personal que tenemos sobre ti.
• Rectificación — pedirnos corregir información inexacta o incompleta.
• Eliminación — pedirnos eliminar información personal, sujeto a nuestras obligaciones de retener ciertos registros (notablemente fiscales y contables) por los periodos exigidos por la ley.
• Portabilidad — recibir una copia de la información que nos proporcionaste en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina.
• Oposición — oponerte a cierto procesamiento, incluyendo marketing directo, que detendremos a tu solicitud.
• Retirada del consentimiento — retirar cualquier consentimiento previamente otorgado (por ejemplo, para recibir nuestro newsletter) sin afectar la legalidad del procesamiento anterior.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a privacy@hoyosbaker.com con información suficiente para verificar tu identidad. Responderemos dentro del plazo exigido por la ley aplicable (típicamente 30 a 45 días). Puedes autorizar a un agente a hacer una solicitud en tu nombre, sujeto a verificación.

Residentes de California (CCPA/CPRA)

Si eres residente de California, la California Consumer Privacy Act ("CCPA"), modificada por la California Privacy Rights Act ("CPRA"), te da derechos adicionales sobre la información personal recopilada por negocios sujetos a esas leyes. Donde la CCPA/CPRA aplique a nuestro procesamiento, tienes derecho a saber, derecho a eliminar, derecho a corregir, derecho a opt-out de la venta o compartición de información personal, derecho a limitar el uso de información personal sensible y derecho a no ser discriminado por ejercer cualquiera de estos derechos.

No vendemos ni compartimos información personal según están definidos esos términos bajo la CCPA/CPRA, incluyendo para publicidad conductual cross-context. No procesamos a sabiendas información personal de consumidores menores de 16 años para venta o compartición.

Categorías de información personal recopiladas en los últimos 12 meses, por categoría CCPA/CPRA: identificadores, registros de cliente, información comercial (servicios contratados), actividad en internet u otra red electrónica (uso del sitio), geolocalización (aproximada, desde IP), información profesional o relacionada con empleo (para contactos de negocio) e inferencias derivadas de lo anterior.

Para ejercer tus derechos CCPA/CPRA, escribe a privacy@hoyosbaker.com. Responderemos en 45 días, con una extensión de 45 días donde sea razonablemente necesario.

Usuarios internacionales

Hoyos Baker tiene su sede en Estados Unidos y presta servicios principalmente a clientes ubicados en EE.UU. Nuestros servidores y las herramientas de terceros que usamos están ubicadas en Estados Unidos. Si accedes a nuestro sitio o nos contactas desde fuera de EE.UU., entiendes que la información que nos proporcionas será transferida y procesada en Estados Unidos, que puede tener reglas de protección de datos diferentes a las de tu país.

Privacidad de menores

Nuestros servicios están dirigidos a dueños de negocios, fundadores y contactos profesionales. No recopilamos a sabiendas información personal de menores de 16 años. Si crees que un menor de 16 años nos ha enviado información personal, por favor escríbenos a privacy@hoyosbaker.com y la eliminaremos sin demora.

Enlaces y servicios de terceros

Nuestro sitio puede contener enlaces a sitios, productos o servicios de terceros. No somos responsables de las prácticas de privacidad de esos terceros. Te animamos a revisar las políticas de privacidad de cualquier sitio o servicio antes de compartir información personal con él.

Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de tiempo en tiempo para reflejar cambios en nuestras prácticas, en la tecnología, en los requerimientos legales u otros factores. Cuando hagamos un cambio material, actualizaremos la fecha de "Última actualización" en la parte superior y, cuando el cambio sea significativo, te daremos un aviso más prominente (como un banner en el sitio o, donde corresponda, un correo directo a los clientes). Tu uso continuado de nuestro sitio o servicios después de publicar un cambio constituye tu aceptación de la Política actualizada.

Cómo contactarnos

Si tienes preguntas o quejas sobre esta Política o sobre nuestro manejo de tu información personal, contáctanos en:

Tomamos las quejas en serio y trabajaremos de buena fe para resolverlas. Si crees que no hemos atendido tus inquietudes adecuadamente, tienes derecho a presentar una queja ante la autoridad supervisora de tu jurisdicción.