Términos y Condiciones

Aceptación de estos términos

Estos Términos y Condiciones ("Términos") constituyen un acuerdo vinculante entre tú y Hoyos & Baker Consulting LLC, una sociedad de responsabilidad limitada de Illinois ("Hoyos Baker," "nosotros," o "nuestro"). Al acceder al sitio web, abrir una cuenta, firmar una carta de engagement o usar de cualquier forma los servicios, aceptas estar obligado por estos Términos, nuestra Política de Privacidad y cualquier carta de engagement que firmemos contigo. Si no estás de acuerdo, no uses el sitio ni los servicios.

Declaras que has leído estos Términos, que tienes la autoridad para aceptarlos por ti mismo o por cualquier entidad por la que actúes, y que esa entidad, si la hay, quedará obligada por ellos.

Sobre nuestros servicios

Hoyos Baker presta una gama de servicios profesionales de back-office a small y mid-size business, incluyendo bookkeeping, preparación federal y estatal de impuestos, planning fiscal todo el año, engagements de asesoría, respuesta a avisos del IRS y estatales, AI automation e ingeniería de workflows, y diseño y hosting de sitios web (colectivamente, los "Servicios"). El alcance específico, los entregables, las tarifas y el timing de cada engagement se describen en una carta de engagement u orden de trabajo firmada por ambas partes (una "Carta de Engagement").

Estos Términos aplican a todos los Servicios. Donde una Carta de Engagement y estos Términos entren en conflicto, la Carta de Engagement controla para el engagement específico que describe.

Elegibilidad

Nuestros Servicios están destinados a dueños de negocio, founders, staff de finanzas y operaciones, y contactos profesionales mayores de 18 años. Al usar los Servicios declaras y garantizas que cumples estos requisitos de elegibilidad y que el uso es consistente con todas las leyes y regulaciones que te apliquen.

Registro de cuenta y seguridad

Algunos Servicios requieren que crees o te sea provisionada una cuenta. Aceptas dar información precisa, actual y completa, mantenerla precisa y actual, y mantener tus credenciales confidenciales. Eres responsable de cualquier actividad que ocurra bajo tu cuenta y de notificarnos sin demora cualquier uso no autorizado o incidente de seguridad sospechoso a security@hoyosbaker.com.

Cartas de engagement y alcance

Cada engagement profesional comienza con una Carta de Engagement escrita que define las partes, el alcance del trabajo, los entregables, el timing, la tarifa y cualquier término específico del cliente. El trabajo fuera del alcance de una Carta de Engagement no es parte del engagement, y podemos negarnos a realizarlo o cotizarlo por separado.

Podemos, a nuestra discreción, expandir el alcance de un engagement con tu aprobación escrita (incluido por correo electrónico). También podemos retirarnos de cualquier engagement si determinamos, en nuestro juicio profesional razonable, que la representación continuada crearía un conflicto de intereses, violaría leyes o reglas profesionales aplicables, o sería de otra forma inapropiada, sujeto a nuestra obligación de dar aviso razonable y de proporcionar una transición ordenada.

Disclaimers de servicios profesionales

Servicios fiscales y Treasury Circular 230

Nuestro trabajo de preparación y asesoría fiscal lo realizan Enrolled Agents y preparadores calificados de acuerdo con el Internal Revenue Code, la Treasury Department Circular 230 y las reglas estatales aplicables. A menos que tu Carta de Engagement expresamente diga lo contrario, no somos tu asesor legal, ni tu asesor de inversiones, ni tu fiduciario. Cualquier consejo fiscal federal de EE.UU. en correspondencia contigo se destina exclusivamente para tu uso en relación con el engagement específico descrito.

Bookkeeping

Nuestros servicios de bookkeeping se prestan de acuerdo con las prácticas generalmente aceptadas de bookkeeping. No constituyen una auditoría, revisión o compilación bajo las normas del American Institute of Certified Public Accountants, y no expresamos seguridad alguna sobre los estados financieros que produzcan.

Sin asesoría legal ni de inversión

Nada en nuestro sitio ni en ninguna comunicación nuestra constituye asesoría legal, asesoría de inversión, asesoría de broker-dealer, asesoría de seguros o asesoría sobre cualquier otra materia que requiera una licencia profesional separada que no tengamos. Debes consultar a un abogado, un asesor de inversión u otro profesional apropiado para asuntos fuera del alcance de nuestro engagement.

Confianza en la información que proporcionas

Nuestro trabajo y cualquier entregable que produzcamos se basan en la información que nos proporcionas. No verificamos esa información de forma independiente a menos que la Carta de Engagement lo diga expresamente. Si la información que proporcionas es incompleta o inexacta, los entregables que producimos también lo serán — y eres responsable de las consecuencias.

Tarifas, facturación y pago

Las tarifas de cada engagement se establecen en la Carta de Engagement correspondiente. A menos que la Carta de Engagement diga lo contrario:

• Los engagements de tarifa fija one-time son pagaderos en su totalidad cuando se entrega el entregable correspondiente, salvo que se establezca un calendario alternativo de milestones en la Carta de Engagement.
• Los servicios mensuales recurrentes se facturan por adelantado el primer día de cada mes para el trabajo de ese mes.
• Las tarifas anuales de preparación de impuestos son pagaderas al momento de firmar la Carta de Engagement para el año fiscal correspondiente.
• Los costos de bolsillo (filing fees, registros estatales, asientos de software adquiridos específicamente para tu engagement) se facturan al costo sin markup salvo acuerdo en contrario.

Pago atrasado. Las facturas no pagadas dentro de quince (15) días desde la emisión devengan interés al menor entre 1.5% mensual o la tasa máxima permitida por la ley de Illinois, calculado desde la fecha original de la factura. Podemos, a nuestra discreción, suspender los Servicios para cualquier cliente cuyas facturas estén más de treinta (30) días vencidas, sujeto a dar aviso razonable.

Cargos disputados. Si disputas un cargo de buena fe, debes notificárnoslo por escrito dentro de quince (15) días desde la fecha de la factura, con detalle razonable. Trabajaremos de buena fe para resolverlo. Los montos no disputados en la misma factura quedan pagaderos en su programación original.

Procesamiento de pagos vía Stripe

Usamos Stripe, Inc. como nuestro procesador exclusivo de pagos. Cuando pagas una factura, los datos de tu tarjeta o cuenta bancaria son recopilados y procesados por Stripe bajo sus propios términos de servicio y política de privacidad. Stripe maneja el cifrado, la tokenización, el screening de fraude y el almacenamiento de instrumentos de pago bajo las obligaciones PCI-DSS aplicables. Hoyos Baker no recibe, ve, ni almacena números completos de tarjeta, CVCs o datos de routing bancario en ningún sistema bajo nuestro control.

Al proporcionar información de pago a través de nuestros formularios powered by Stripe o links de factura, autorizas a Stripe a cargar los montos aplicables al método de pago que selecciones, incluidos montos recurrentes descritos en tu Carta de Engagement. También aceptas los términos de servicio y la política de privacidad de Stripe, disponibles en stripe.com/legal y stripe.com/privacy.

Si un pago se revierte, se hace chargeback o no tiene éxito por cualquier otra razón, sigues siendo responsable de la factura subyacente y de cualquier fee, incluidos esfuerzos razonables de cobranza.

Reembolsos, créditos y cancelación

Como la mayoría de nuestro trabajo se realiza antes de facturar (o en engagements de tarifa fija el valor se entrega en el milestone), generalmente no ofrecemos reembolsos por trabajo completado. Los términos específicos de reembolso y cancelación de cada engagement se establecen en la Carta de Engagement correspondiente y pueden incluir:

• Servicios mensuales recurrentes — puedes cancelar en cualquier momento con al menos quince (15) días de aviso por escrito. El mes en curso no es reembolsable; los meses futuros no se facturarán una vez recibamos tu cancelación.
• Engagements one-time — los reembolsos se rigen por el calendario de milestones de la Carta de Engagement. Una vez entregado un milestone, su tarifa no es reembolsable.
• Engagements de preparación de impuestos — las tarifas se devengan a medida que se prepara la declaración. Si cancelas antes de que cualquier trabajo haya comenzado, reembolsaremos cualquier depósito pagado, menos costos de bolsillo razonables.
• Engagements de diseño web — gobernados por la sección de Diseño Web más abajo.

Tus responsabilidades como cliente

Aceptas:

• Proporcionar información y documentos precisos, completos y oportunos, y responder a nuestras solicitudes de información adicional dentro de los plazos descritos en la Carta de Engagement.
• Designar uno o más representantes autorizados con poder para tomar decisiones por tu negocio en relación con el engagement y comunicarnos esas decisiones por escrito.
• Revisar, firmar y devolver entregables (incluidas declaraciones de impuestos) antes de cualquier deadline aplicable. Eres responsable de cualquier penalty o interés causado por demora en tu revisión o respuesta.
• Mantener copias propias de tus libros y registros y no depender únicamente de las copias que almacenemos.
• Usar los Servicios y el sitio web solo para fines lícitos y en cumplimiento de la ley aplicable.

Propiedad intelectual

Nuestros materiales. El sitio web, nuestras metodologías, plantillas, working papers, checklists, herramientas y software siguen siendo propiedad exclusiva de Hoyos Baker. Nada en estos Términos ni en ninguna Carta de Engagement transfiere la titularidad de esos materiales a ti. Recibes una licencia limitada, no exclusiva y no transferible para usar los entregables que preparemos para ti en la operación ordinaria de tu negocio.

Tus materiales. La información, documentos y contenido que nos proporciones siguen siendo de tu propiedad. Nos otorgas una licencia limitada para usarlos exclusivamente según sea necesario para prestar los Servicios y para cumplir con nuestras obligaciones legales y profesionales.

Insights anonimizados. Podemos usar información anonimizada y agregada sobre engagements (como benchmarks entre clientes) para mejorar nuestros Servicios y publicar investigación de industria, siempre que la información no pueda usarse razonablemente para identificarte a ti o a tu negocio.

Confidencialidad

Tratamos como confidencial la información no pública que compartas con nosotros, de acuerdo con la Política de Privacidad, nuestro programa interno de seguridad de la información, las reglas de confidencialidad del IRS aplicables a tax preparers y cualquier término adicional de confidencialidad en la Carta de Engagement. Usaremos esa información exclusivamente para prestar los Servicios y no la divulgaremos a terceros salvo según se describe en la Política de Privacidad o con tu consentimiento por escrito.

Podemos divulgar información no pública sin tu consentimiento solo donde sea requerido por proceso legal válido, donde sea necesario para defendernos de una reclamación, o a autoridades gubernamentales cuando la ley lo obligue, en cada caso limitado al mínimo requerido.

Clientes de diseño web (términos adicionales)

Si tu engagement incluye diseño web, aplican los siguientes términos adicionales:

• Depósito y milestones. Los engagements de sitio web requieren un depósito de diseño no reembolsable y siguen un calendario de milestones descrito en la Carta de Engagement. La entrega final del código, la transferencia del dominio y la transición de hosting ocurren después del pago final.
• Código y assets. Al pago final, el código custom que escribimos para ti bajo el engagement se entrega en un repositorio de tu propiedad, junto con los derechos necesarios para operar, mantener y modificarlo. Las librerías y plantillas de terceros que incorporemos siguen sujetas a sus respectivas licencias.
• Hosting y mantenimiento. El hosting y mantenimiento mensual opcional se factura por adelantado bajo las tarifas de tu Carta de Engagement. La cancelación requiere al menos quince (15) días de aviso; proveeremos un paquete de migración ordenada a solicitud.
• Contenido que provees. Declaras y garantizas que cualquier texto, imágenes, video, logos u otro contenido que proveas para uso en tu sitio es de tu propiedad o usado con permiso apropiado, y que no infringe derechos de terceros. Nos indemnizas contra reclamaciones derivadas de tu contenido.

Suspensión y terminación

Cualquiera de las partes puede terminar un engagement en cualquier momento, con o sin causa, con el aviso establecido en la Carta de Engagement (o, si no se establece, con quince (15) días de aviso por escrito). La terminación no afecta los montos ya devengados por trabajo realizado.

Podemos suspender los Servicios o terminar un engagement de inmediato si no pagas una factura a su vencimiento (y no curas dentro de diez (10) días desde el aviso por escrito), si nos proporcionas información falsa o engañosa, si la representación continuada crearía un conflicto de intereses, o si tu conducta es abusiva, deshonesta o ilegal.

Las secciones que por su naturaleza deban sobrevivir a la terminación — incluidas Propiedad Intelectual, Confidencialidad, Renuncias, Limitación de Responsabilidad, Indemnización y Ley Aplicable — sobreviven a cualquier terminación.

Renuncias

SALVO LO EXPRESAMENTE ESTABLECIDO EN UNA CARTA DE ENGAGEMENT, EL SITIO Y LOS SERVICIOS SE PROPORCIONAN "TAL CUAL" Y "SEGÚN DISPONIBILIDAD," SIN DECLARACIÓN NI GARANTÍA DE NINGÚN TIPO, YA SEA EXPRESA, IMPLÍCITA O LEGAL. RENUNCIAMOS A TODAS LAS GARANTÍAS INCLUYENDO, SIN LIMITACIÓN, GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD, IDONEIDAD PARA UN PROPÓSITO ESPECÍFICO, NO INFRACCIÓN Y CUALQUIER GARANTÍA DERIVADA DE CURSO DE TRATO O USO COMERCIAL.

NO GARANTIZAMOS QUE EL SITIO SEA ININTERRUMPIDO O ESTÉ LIBRE DE ERRORES, QUE LOS DEFECTOS SEAN CORREGIDOS, O QUE EL SITIO O SUS SERVIDORES ESTÉN LIBRES DE VIRUS U OTROS COMPONENTES DAÑINOS. NO GARANTIZAMOS UN RESULTADO ESPECÍFICO DE NINGÚN ENGAGEMENT DE PREPARACIÓN DE IMPUESTOS, PLANNING, BOOKKEEPING O DISEÑO WEB.

Limitación de responsabilidad

EN LA MAYOR EXTENSIÓN PERMITIDA POR LA LEY, EN NINGÚN CASO HOYOS BAKER, SUS MIEMBROS, MANAGERS, EMPLEADOS O CONTRATISTAS SERÁN RESPONSABLES POR NINGÚN DAÑO INDIRECTO, INCIDENTAL, ESPECIAL, CONSECUENCIAL O PUNITIVO, NI POR PÉRDIDA DE GANANCIAS, INGRESOS, DATOS, GOODWILL U OPORTUNIDAD DE NEGOCIO, DERIVADOS O RELACIONADOS CON TU USO DEL SITIO O DE LOS SERVICIOS, INCLUSO SI HEMOS SIDO ADVERTIDOS DE LA POSIBILIDAD DE TALES DAÑOS.

NUESTRA RESPONSABILIDAD TOTAL ACUMULATIVA POR TODAS LAS RECLAMACIONES DERIVADAS O RELACIONADAS CON ESTOS TÉRMINOS, UN ENGAGEMENT O LOS SERVICIOS — YA SEA EN CONTRATO, TORT U OTRO — SE LIMITA A LAS TARIFAS PAGADAS POR TI A NOSOTROS POR EL ENGAGEMENT ESPECÍFICO QUE DIO ORIGEN A LA RECLAMACIÓN DURANTE LOS DOCE (12) MESES INMEDIATAMENTE ANTERIORES AL EVENTO QUE DIO ORIGEN A LA RECLAMACIÓN. CUANDO LA RECLAMACIÓN NO DERIVE DE UN ENGAGEMENT ESPECÍFICO, EL LÍMITE ES MIL DÓLARES DE EE.UU. ($1,000).

Algunas jurisdicciones no permiten la exclusión o limitación de ciertos daños. En esas jurisdicciones, nuestra responsabilidad se limita a la menor extensión permitida por la ley aplicable.

Indemnización

Aceptas indemnizar, defender y mantener indemne a Hoyos Baker y a sus miembros, managers, empleados y contratistas de y contra cualquier reclamación de terceros, pérdida, daño, responsabilidad, costo y gasto (incluyendo honorarios razonables de abogados) derivado o relacionado con (a) tu uso del sitio o de los Servicios, (b) información que nos proveíste que es falsa o engañosa, (c) contenido que suministraste para uso en un sitio web que construimos para ti, (d) tu violación de estos Términos o de la ley aplicable, o (e) tu violación de derechos de un tercero.

Ley aplicable y foro

Estos Términos y cualquier Carta de Engagement se rigen por las leyes del estado de Illinois, sin atender a sus principios de conflicto de leyes. Sujeto al acuerdo de arbitraje siguiente, las cortes estatales y federales ubicadas en el Condado de Cook, Illinois, tienen jurisdicción exclusiva sobre cualquier disputa no sujeta a arbitraje, y consientes a la jurisdicción personal y al foro de esas cortes.

Arbitraje vinculante y renuncia a class actions

Lee esta sección con atención — limita tus derechos, incluyendo el derecho a juicio por jurado y a participar en class actions.

Cualquier disputa, reclamación o controversia derivada o relacionada con estos Términos, cualquier Carta de Engagement o los Servicios (una "Disputa"), incluida la validez, alcance y exigibilidad de este acuerdo de arbitraje, se resolverá mediante arbitraje individual final y vinculante administrado por JAMS bajo sus Streamlined Arbitration Rules & Procedures vigentes. El arbitraje se llevará a cabo en Chicago, Illinois, ante un árbitro único. El árbitro aplicará la ley de Illinois y la Federal Arbitration Act, y el laudo podrá ser inscrito en cualquier corte de jurisdicción competente.

Renuncia a class actions. Tú y Hoyos Baker acuerdan que cualquier Disputa se resolverá únicamente en arbitraje individual, y no como parte demandante o miembro de clase en ningún proceso de clase, colectivo, consolidado o representativo. El árbitro no puede consolidar las reclamaciones de más de una persona.

Excepción de small claims. Cualquiera de las partes puede iniciar una acción individual en small-claims court por Disputas que califiquen, siempre que la acción permanezca en esa corte y sobre base individual.

Opt-out. Puedes optar por no quedar sujeto a este acuerdo de arbitraje enviando aviso por escrito a legal@hoyosbaker.com dentro de treinta (30) días desde quedar sujeto a estos Términos por primera vez. Tu aviso debe incluir tu nombre completo, dirección postal, nombre de tu negocio (si aplica) y una declaración clara de que deseas optar por no someterte a arbitraje. Optar por no someterte al arbitraje no te exime del resto de estos Términos.

Disposiciones varias

Cesión. No puedes ceder ni transferir estos Términos ni ninguna Carta de Engagement sin nuestro consentimiento previo por escrito. Nosotros podemos cederlos en relación con una fusión, adquisición o venta de sustancialmente todos nuestros activos, o a una afiliada.

Fuerza mayor. Ninguna parte es responsable por incumplimientos causados por un evento más allá de su control razonable, incluyendo actos de Dios, guerra, terrorismo, disturbios civiles, conflictos laborales, pandemias o fallas de infraestructura de servicios públicos o telecomunicaciones, siempre que la parte afectada haga esfuerzos razonables para mitigar y reanudar el cumplimiento.

Divisibilidad. Si alguna disposición de estos Términos se considera inválida o inexigible, esa disposición se aplicará en la máxima extensión permisible y las disposiciones restantes seguirán en pleno vigor y efecto.

Sin renuncia. Nuestra falta de aplicación de cualquier disposición de estos Términos no constituye una renuncia a esa disposición ni al derecho de aplicarla más adelante.

Encabezados. Los encabezados de sección son solo por conveniencia y no afectan la interpretación.

Acuerdo íntegro. Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y cualquier Carta de Engagement que firmemos contigo, constituyen el acuerdo íntegro entre tú y Hoyos Baker respecto a los Servicios y reemplazan cualquier acuerdo o entendimiento previo sobre la materia.

Cambios a estos términos

Podemos revisar estos Términos de tiempo en tiempo. Cuando hagamos un cambio material, actualizaremos la fecha de "Última actualización" arriba y, cuando el cambio sea significativo, te daremos un aviso más prominente. El uso continuado del sitio o los Servicios después de publicar un cambio constituye la aceptación de los Términos actualizados. Si no estás de acuerdo con un cambio, tu remedio es dejar de usar el sitio y los Servicios.

Cómo contactarnos

Para preguntas sobre estos Términos o cualquier engagement: